Un contrato cerrado por WhatsApp vale: Ley 527 de 1999

Si vendes por WhatsApp y cierras tratos en el chat, esta nota te dice si eso tiene valor legal en Colombia. Y, sobre todo, qué tienes que poder enseñar el día que alguien lo discuta.

Cada tanto un cliente pregunta si lo que acordó con su comprador por WhatsApp «vale». La respuesta está en una ley anterior a WhatsApp, a los teléfonos inteligentes y casi a internet en Colombia: la Ley 527 de 1999. No nombra ninguna tecnología, a propósito, y por eso sigue sirviendo. Habla de «mensajes de datos», que es cualquier información enviada o guardada por medios electrónicos.

El artículo 5 lo dice así: «No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos». Y el artículo 14, ya sobre contratos: «En la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán ser expresadas por medio de un mensaje de datos. No se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos».

Un «le mando la cotización» seguido de un «listo, la tomo» es oferta y aceptación. La ley no pide ninguna forma especial. Lo que sí hace falta, y ahí entra el software, es poder demostrarlo después.

A veces otra norma exige que algo conste por escrito. El artículo 6 lo da por cumplido «con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta». La condición no es el papel. Es poder volver a leerlo cuando haga falta.

Con la firma pasa algo parecido. El artículo 7 la da por cumplida si «se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación». El método, eso sí, tiene que ser «tanto confiable como apropiado para el propósito».

No dice «firma digital con certificado». Dice confiable y apropiado, y eso depende de lo que esté en juego. Para una compra de trescientos mil pesos, un número de teléfono verificado por Meta y un «sí, acepto» pueden serlo. Para una hipoteca, no. El propio artículo remite al Decreto 2364 de 2012, que reglamenta la firma electrónica.

El artículo 11 dice cómo un juez valora un mensaje de datos. Se tendrán en cuenta «la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente».

Traducido, son tres preguntas:

La ley no pregunta si el acuerdo fue por WhatsApp. Pregunta si se puede demostrar quién lo dijo, que no se tocó y que se guardó bien.

Aquí un CRM conectado a la API de Meta hace algo que el teléfono de un vendedor no puede. La API es la vía oficial por la que Meta le entrega los mensajes a un programa, en vez de mostrarlos en una pantalla.

Cada mensaje entra por esa vía con un identificador único que le pone Meta, con la fecha y la hora de Meta, con el número de quien lo escribió y con el texto tal como se envió. Eso se guarda en la base tal cual, y desde la pantalla nadie lo puede editar. Las confirmaciones de entrega y de lectura de lo que el negocio mandó llegan por el mismo camino y se guardan junto al mensaje.

Traducido a los artículos: el identificador y la fecha de Meta son la «forma en que se generó y comunicó». El texto sin editar es la integridad. El número verificado identifica al iniciador. La base de datos con copias de seguridad es la conservación.

No es una firma digital certificada, y no pretende serlo. Es un registro que genera un tercero ajeno al negocio, con cada mensaje fechado. Eso es mucho más de lo que ofrece una captura de pantalla.

• La captura de pantalla. Se edita en un minuto y no lleva nada que lo impida. Vale como indicio. Como prueba de que el texto está intacto, poco.
• El chat en el celular del vendedor. El vendedor se va, cambia de teléfono, borra la conversación. El artículo 12 pide que la información siga siendo accesible, y un chat que se fue con un empleado no lo es. La base de clientes tiene que vivir en el sistema del negocio, no en el celular de nadie.
• La nota de voz sin transcribir. Vale igual que el texto. Pero «accesible para su posterior consulta» es más fácil de defender si está guardado el archivo original, y no solo lo que alguien recuerda que decía.

• Cerrar los acuerdos en un mensaje claro: qué, cuánto, cuándo. Y pedir el «acepto» explícito, que es la aceptación del artículo 14.
• Atender por un sistema que guarde los mensajes con el identificador y la fecha del canal, no por el teléfono personal de un vendedor.
• No editar nunca los mensajes guardados, ni dejar que se pueda. La integridad se demuestra con la imposibilidad de tocarla.
• Conservar los adjuntos originales junto al mensaje.
• Para montos altos o contratos de largo plazo, pasar del WhatsApp a una firma electrónica reglamentada. La ley admite el método «apropiado para el propósito», y el propósito cambia con el monto.