Un informe que solo existe en una pestaña

Si tu producto genera algo que la gente querrá enseñarle a otra persona, esta nota trata las cuatro decisiones de convertirlo en un archivo. Parece una función menor y cambia para qué sirve el producto.

Una consulta a nuestro asistente acaba siendo un informe: así viene la bandeja, esto hay que atender, estos clientes llevan tres días esperando.

Y ahí está el problema. Ese informe existe dentro de una pestaña del navegador de una persona. No se le puede enseñar a nadie.

No al socio que no tiene cuenta. No al contador. No al equipo, por el grupo donde de verdad se coordinan. Se puede hacer una captura de pantalla, que es lo que hace todo el mundo, y que recorta lo que no cabe.

Un informe que no se puede sacar de la pantalla no es un informe. Es una consulta.

Aquí hay una decisión que parece contradecir todo lo demás que hacemos con datos personales, y no lo hace. Conviene entender por qué.

Cuando el sistema le habla al modelo de lenguaje, los nombres se tapan y viajan como fichas: «C-7», «H-3». Eso protege el viaje hacia fuera, hacia un proveedor que no es nuestro.

El archivo va al revés: baja al dispositivo de su dueño. Esa persona ya tiene esos datos, los ve en su bandeja todos los días, son de su negocio.

Un archivo lleno de «C-7» sería ilegible para la única persona que puede leerlo. Taparlo ahí no protegería nada y destruiría el propósito.

La regla que sale de comparar los dos casos: lo que se tapa depende de hacia dónde va, no de qué es. El mismo nombre se tapa saliendo hacia un tercero y no se tapa bajando hacia su dueño.

Dicho eso, queda algo que conviene decir en voz alta, y que casi ningún producto dice: a partir de ahí, el archivo es suyo.

Si lo reenvía, reenvía nombres. Si lo pega en un grupo, esos nombres quedan en el grupo. El sistema ya no puede hacer nada, y no es un fallo: es lo que significa dar un archivo.

Merece un aviso, en la pantalla donde se descarga, por dos razones. Una es de honestidad. La otra es que en Colombia esos datos están protegidos por Habeas Data, y quien reenvía un archivo con nombres de clientes está haciendo un tratamiento del que responde.

Es la misma idea por la que exportar no es leer: la exportación merece su propia advertencia porque el dato sale del sistema y ya no vuelve a estar bajo sus reglas.

Detalle que parece trivial y decide si la función se usa dos veces o doscientas.

El archivo se llama con la fecha delante y el título detrás.

La fecha en ese formato es lo que hace que ordenar por nombre ordene por tiempo. Con el título delante, la carpeta queda ordenada alfabéticamente, que no le sirve a nadie: lo que uno busca es «el del martes».

La cuarta sale de mirar dónde acaba el archivo de verdad.

Lo cómodo sería generar el informe con el formato de marcas que usan los programadores: asteriscos para negrita, almohadillas para títulos. Se escribe en una línea.

Pero estos archivos acaban en una aplicación de mensajes. Y ahí los asteriscos no se convierten en nada: se ven como asteriscos. El informe se lee peor justo en el sitio donde se va a leer.

Así que va en texto plano, con el mismo criterio con el que al asistente se le pide que conteste sin esas marcas: lo que se pinta tal cual, se escribe tal cual.

La regla general: el formato lo decide dónde se va a leer, no dónde se genera. Y merece la pena averiguar dónde se lee de verdad antes de decidirlo.

• Mira si tu gente hace capturas de pantalla. Cada captura es una petición de exportar que nadie te hizo por escrito.
• Decide qué tapar según hacia dónde va. Hacia un tercero, se tapa; hacia su dueño, sería ilegible.
• Avisa de que el archivo pasa a ser suyo. Una frase en la pantalla de descarga.
• Pon la fecha delante en el nombre. Es lo que hace que la carpeta se ordene sola.
• Averigua dónde se va a leer. Si acaba en WhatsApp, el formato elegante no sirve de nada.