El consentimiento se sella en la base, con fecha y origen

Si mandas promociones por WhatsApp, esta nota va de la pregunta que decide si puedes mandarlas: ¿esta persona dijo que sí? Y de lo que tu sistema tiene que guardar para poder demostrarlo.

La Ley 1581 de 2012 exige, para tratar datos personales, la autorización «previa, expresa e informada» del titular, que es la persona de quien son los datos. La Circular 002 de 2024 de la SIC repite la fórmula y añade que estar en internet no la sustituye.

La Ley 2300 de 2023 va más lejos. En el parágrafo 2 de su artículo 5 prohíbe obligar al consumidor a aceptar mensajes comerciales al comprar o al entrar a un local. Exige que sepa y acepte «de manera explícita» cuando la promoción sirve para alimentar una base de datos. Y pide «un mecanismo ágil, sencillo y eficiente para cancelar».

Meta, por su lado, exige consentimiento para las plantillas de marketing, que son los mensajes promocionales. Mandarlas a quien no lo dio degrada la calidad del número, y un número degradado manda menos.

Tres autoridades distintas, una sola pregunta operativa: ¿esta persona dijo que sí, cuándo y por dónde? Un CRM que no puede responderla con datos no cumple ninguna de las tres, aunque tenga una casilla marcada.

Un campo «acepta marketing: sí/no» no sirve para demostrar nada. Lo que guardamos por contacto es la fecha en que consintió y el origen: si fue por WhatsApp respondiendo a una pregunta, por un formulario de la web, en la tienda, o si lo marcó a mano alguien del equipo.

Esos dos campos los sella un disparador de la base de datos en el momento de otorgar. Un disparador es una regla que la base ejecuta sola cada vez que un dato cambia. Así la fecha se escribe sola y no la elige nadie. Al retirar el consentimiento, el mismo disparador los limpia.

Que lo haga la base y no la pantalla importa por lo de siempre: la pantalla no es el único camino. Un consentimiento que entra por el canal de WhatsApp, por una importación de archivo o por el asistente de IA tiene que quedar sellado igual. La única capa por la que pasan todos es la base.

Un consentimiento sin fecha ni origen no es un consentimiento: es una casilla. Lo que se enseña en una auditoría es la fecha.

Cuando el asistente de IA describe la ficha de un contacto, uno de los datos que recibe es si esa persona dio consentimiento. No es un adorno. Sin él no se le puede escribir en una campaña, y el asistente tiene que poder decirlo antes de proponer nada.

«A C-7 no se le puede mandar la promoción: no ha dado consentimiento de marketing» es una respuesta correcta. Proponer la campaña y que falle al enviarse no lo es.

Es la misma regla de la pantalla de campañas. El filtro de audiencia deja fuera a quien no consintió, y dice cuántos quedaron fuera. Así nadie cree que la base es más grande de lo que se puede usar.

La pantalla de contactos no muestra la fecha ni el origen del consentimiento. Ocuparían un espacio que un vendedor no necesita. El CSV que se exporta sí los lleva, siempre.

Una auditoría de Habeas Data revisa el archivo, no la pantalla. Y el archivo tiene que poder responder por cada fila: cuándo y por dónde.

Exportar, por cierto, tiene su propio permiso, distinto del de leer. Lo contamos en otra nota.

El «mecanismo ágil, sencillo y eficiente» de la Ley 2300 tiene una traducción directa en WhatsApp. La persona responde «baja» o «no más». El sistema retira el consentimiento en ese momento y guarda el mensaje con el que lo pidió. Un enlace a un formulario de tres pantallas cumple la letra de forma discutible y el espíritu de ninguna.

La retirada tiene que bloquear la próxima campaña de verdad, no solo cambiar un campo. Por eso el filtro de audiencia lee el consentimiento en el momento de poner los mensajes en cola, y no en el momento en que alguien armó la lista.

• Sustituir la casilla por tres datos: consintió, cuándo, por dónde. Que la fecha la ponga el sistema, no una persona.
• Sellar en la base, para que todos los caminos queden iguales: pantalla, canal de WhatsApp, importación y asistente.
• Filtrar las campañas por consentimiento al encolar, y decir cuántos quedaron fuera.
• Exportar siempre con las columnas de consentimiento, aunque la pantalla no las muestre.
• Aceptar la baja por el mismo canal, en un mensaje, y guardar ese mensaje.
• No condicionar nada a aceptar promociones. La Ley 2300 lo prohíbe con esas palabras.